Einarbeitung ist kein Nebenbei
Neue Pflegefachpersonen kommen mit Fachwissen, aber ohne Ortskenntnis. Sie kennen weder die Abläufe noch die Geräte, weder die Menschen im Team noch die ungeschriebenen Regeln. Wie gut sie in den ersten Wochen ankommen, entscheidet über die Sicherheit der Versorgung und darüber, ob sie bleiben. Wer Fluktuation senken will, beginnt deshalb nicht beim Austrittsgespräch, sondern am ersten Arbeitstag.
Dieser Artikel zeigt ein Einarbeitungskonzept über 90 Tage. Er nennt zuerst den verbindlichen Rahmen, dann die Phasen mit Meilensteinen und schließlich die Rolle der Praxisanleitung. Die 90 Tage und die Phasen sind ein Modell aus der Praxis, keine gesetzliche Vorgabe. Passen Sie sie an Ihre Einrichtung, das Vorwissen der Person und den Versorgungsbereich an.
Der verbindliche Rahmen
Die Pflicht zu Einarbeitungskonzepten ist der Anlass, das Konzept schriftlich zu fassen. Ausdrücklich schriftlich verlangen die Maßstäbe und Grundsätze nur den Fortbildungsplan, für das Einarbeitungskonzept ist die Schriftform der sichere Weg. Das Argument für ein gutes Konzept ist aber ein anderes: Eine Einarbeitung, die trägt, schützt Pflegebedürftige, entlastet das Team und bindet die neue Kollegin oder den neuen Kollegen. Den Rahmen sollten Sie trotzdem kennen.
- ThemaEinarbeitungskonzept
- Was giltDer Träger stellt die Qualifikation der Leitung und aller in Pflege und Betreuung Tätigen auf Grund von Einarbeitungskonzepten und durch geplante Fort- und Weiterbildung sicher; dazu erstellt er einen schriftlichen Fortbildungsplan.
- FundstelleMaßstäbe und Grundsätze vollstationär, Ziffer 2.4.2; ambulant (Teil 1a, Fassung vom 28.04.2025, in Kraft seit 01.07.2026), Ziffer 2.5; eigene Vereinbarungen mit gleicher Pflicht für Kurzzeit- und Tagespflege
- ThemaUnterweisung
- Was giltAusreichend und angemessen, während der Arbeitszeit, bei der Einstellung vor Aufnahme der Tätigkeit.
- Fundstelle§ 12 Abs. 1 ArbSchG
- ThemaMedizinprodukte
- Was giltEine Einweisung in die ordnungsgemäße Handhabung ist erforderlich, außer wenn eine Gebrauchsanweisung entbehrlich ist oder bereits in ein baugleiches Produkt eingewiesen wurde. Bei aktiven nicht implantierbaren Produkten ist die Einweisung zu dokumentieren. Der Betreiber darf nur eingewiesene Personen mit dem Benutzen beauftragen. Für Produkte der Anlage 1 MPBetreibV gilt zusätzlich: Benutzen darf nur, wer vom Hersteller, von einer dazu befugten Person im Einvernehmen mit dem Hersteller oder von der vom Betreiber beauftragten Person eingewiesen wurde, die ihrerseits so eingewiesen ist. Auch hier entfällt die Einweisung, wenn bereits in ein baugleiches Produkt eingewiesen wurde (§ 11 Abs. 1 Satz 2). Zur Anlage 1 gehören etwa Defibrillatoren, ausgenommen Geräte zur Benutzung durch Laien (§ 11 Abs. 4). Spritzen- und Infusionspumpen nennt die Anlage nicht wörtlich, ihre Funktion nach Nr. 1.4 spricht dafür; im Zweifel klärt das die oder der Medizinproduktebeauftragte der Einrichtung.
- Fundstelle§ 4 Abs. 3 und 5, § 11 MPBetreibV
- ThemaVertragsbedingungen
- Was giltName, Entgelt und Arbeitszeit spätestens am ersten Arbeitstag, weitere Angaben nach sieben Kalendertagen und einem Monat, sofern kein schriftlicher Vertrag sie enthält.
- Fundstelle§ 2 Abs. 1 und 5 NachwG
- ThemaDatenschutz
- Was giltPersonen mit Zugang zu personenbezogenen Daten verarbeiten diese nur auf Weisung des Verantwortlichen; der Verantwortliche stellt das durch geeignete Schritte sicher.
- FundstelleArt. 29 und Art. 32 Abs. 4 DSGVO
- ThemaVorbehaltene Aufgaben
- Was giltPflegebedarf erheben, Pflege planen, den Pflegeprozess steuern und die Qualität evaluieren dürfen beruflich nur Personen mit Erlaubnis nach § 1 PflBG.
- Fundstelle§ 4 PflBG
Für Krankenhäuser gelten die Maßstäbe und Grundsätze nach § 113 SGB XI nicht, die Pflichten aus Arbeitsschutz, Medizinprodukterecht und Datenschutz dagegen schon. Auch dort ist ein schriftliches Konzept der sichere Weg, um die Einarbeitung nachvollziehbar zu machen.
Vor dem ersten Tag
Einarbeitung beginnt, bevor die Person das Haus betritt. Eine kurze Nachricht mit Ansprechperson, Dienstbeginn, Treffpunkt und Kleiderordnung nimmt Unsicherheit. Intern klären Sie, wer die neue Kollegin oder den neuen Kollegen begleitet, welche Dienste dafür doppelt besetzt werden und welche Zugänge, Schlüssel und Schulungen vorbereitet sein müssen.
- Feste Ansprechperson für die ersten Wochen benannt und im Dienstplan berücksichtigt.
- Arbeitsvertrag oder Nachweis der Vertragsbedingungen fristgerecht vorbereitet.
- Zugänge zu Dokumentation und Dienstplan, Schlüssel und Dienstkleidung bereit.
- Liste der Medizinprodukte erstellt, in die eingewiesen werden muss.
- Arbeitsschutzunterweisung am ersten Tag vor Arbeitsbeginn; Brandschutz, Hygiene und Datenschutz in der ersten Woche.
- Einweisung vor der ersten Benutzung jedes Medizinprodukts, auch wenn es erst später hinzukommt.
- Team informiert: wer kommt, mit welcher Erfahrung, wer begleitet.
Die 90 Tage in vier Phasen
Die folgende Gliederung ist ein Vorschlag aus der Praxis, kein Ergebnis einer Studie. Die Dauer jeder Phase richtet sich nach Vorerfahrung und Bereich. Eine Berufsanfängerin auf der Intensivstation braucht andere Zeit als ein erfahrener Kollege, der aus der gleichen Fachrichtung wechselt.
Rechtlich gehören die vorbehaltenen Aufgaben vom ersten Tag an zur Rolle der Pflegefachperson (§ 4 PflBG). Die Einarbeitung stuft deshalb nicht die Verantwortung ab, sondern die Begleitung.
Woche 1: Ankommen und Orientierung
Arbeitsschutzunterweisung am ersten Tag vor Arbeitsbeginn, Begrüßung durch Leitung und Ansprechperson, Rundgang, Brandschutz, Hygiene und Datenschutz, Einweisung in die Medizinprodukte vor ihrer ersten Benutzung, Zugang zur Dokumentation. Die neue Person arbeitet an der Seite der Ansprechperson und übernimmt noch keinen Bereich allein. Zum Abschluss der Woche steht ein erstes Gespräch.
Woche 2 bis 4: Begleitet arbeiten
Die Person übernimmt Schritt für Schritt eigene Aufgaben unter Begleitung, etwa zuerst einen kleinen Bereich, dann einen vollen Dienst mit Rückfragen. Kurze Rückfragen gehören in jeden Dienst, nach vier Wochen folgt ein Gespräch über Erreichtes und Offenes.
Monat 2: Zunehmend selbständig
Eigene Bereiche im Frühdienst und Spätdienst, Teilnahme an Übergaben und Fallbesprechungen, erste Nachtdienste nur nach Absprache und mit erreichbarer Unterstützung. Ein Zwischengespräch nach etwa sechs Wochen klärt, wo noch Begleitung nötig ist.
Monat 3: Eigenverantwortlich im Team
Die Person arbeitet im regulären Dienstplan. Am Ende steht ein strukturiertes Gespräch über die 90 Tage mit Rückmeldung in beide Richtungen und Zielen bis zum Ende der Probezeit.
Meilensteine sichtbar machen
Meilensteine machen Fortschritt messbar, für die neue Person und für die Leitung. Sie sollten konkret sein und sich beobachten lassen. Allgemeine Ziele wie „kennt die Station“ helfen niemandem.
| Zeitpunkt | Meilenstein | Woran man es sieht |
|---|---|---|
| Ende Woche 1 | Unterweisungen und Einweisungen abgeschlossen, erstes Gespräch geführt | Nachweise abgelegt, Einweisungen in aktive nicht implantierbare Medizinprodukte dokumentiert |
| Ende Woche 2 | Kennt Notfallwege und Notfallausstattung | Zeigt Notfallkoffer, Defibrillator und Alarmwege und erklärt den Ablauf |
| Ende Woche 4 | Übernimmt einen Bereich im Tagdienst, Gespräch nach vier Wochen geführt | Plant, dokumentiert und übergibt den Bereich mit Rückfragen, aber ohne Übernahme durch andere |
| Woche 6 | Zwischengespräch geführt | Vereinbarte nächste Schritte schriftlich festgehalten |
| Ende Monat 2 | Plant und evaluiert den Pflegeprozess für die eigenen Bewohnerinnen und Bewohner oder Patientinnen und Patienten ohne Gegenlesen | Pflegeplanungen aktualisiert, Evaluation nachvollziehbar |
| Tag 90 | Abschlussgespräch der Einarbeitung | Rückmeldung beider Seiten, Ziele bis Ende der Probezeit |
Die Rolle der Praxisanleitung
Praxisanleitende sind die naheliegenden Begleiterinnen und Begleiter: Sie können anleiten, beobachten, Rückmeldung geben und Reflexion anstoßen. Ihre gesetzliche Aufgabe gilt aber den Auszubildenden. Die Einrichtungen der praktischen Ausbildung stellen die Praxisanleitung sicher, im Umfang von mindestens 10 Prozent der während eines Einsatzes zu leistenden praktischen Ausbildungszeit (§ 4 Abs. 1 Satz 1 und 3 PflAPrV). Diese Zeit gehört den Auszubildenden.
Wer Praxisanleitende in die Einarbeitung neuer Fachkräfte einbindet, plant deshalb zusätzliche Zeit ein, statt sie aus der Anleitung der Auszubildenden zu nehmen. Bewährt hat sich eine Arbeitsteilung: Eine Patin oder ein Pate aus dem Team begleitet den Alltag, die Praxisanleitung gestaltet einzelne Lernsituationen und die Gespräche zu den Meilensteinen. Wie solche Gespräche aufgebaut sind, zeigt der Artikel Methoden für Anleitungsgespräche. Wie Patenschaften funktionieren, beschreibt der Artikel Mentoring und Patenschaft.
Probezeit und Einarbeitung zusammen denken
Während einer vereinbarten Probezeit gilt längstens sechs Monate lang eine Kündigungsfrist von zwei Wochen (§ 622 Abs. 3 BGB); Tarifverträge können abweichen (§ 622 Abs. 4 BGB). Den allgemeinen Kündigungsschutz erwirbt, wessen Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate ohne Unterbrechung bestanden hat (§ 1 Abs. 1 KSchG), sofern der Betrieb unter das Kündigungsschutzgesetz fällt. Beide Seiten entscheiden also in den ersten Monaten, ob sie zusammenbleiben.
Die 90 Tage enden deshalb nicht mit einem Haken, sondern mit einem Gespräch, das den Rest der Probezeit vorbereitet. Wer dort erfährt, was gut läuft und was noch fehlt, fühlt sich gesehen. Das gilt besonders, wenn die neue Person selbst sagen darf, was ihr fehlt. Ein solches Gespräch ist mehr als ein Dienstplan.
Für Ihr Konzept
- Schriftliches Einarbeitungskonzept mit Phasen, Meilensteinen und Zuständigkeiten im Qualitätshandbuch.
- Feste Ansprechperson und, wenn möglich, eine Patin oder ein Pate aus dem Team.
- Einarbeitungszeit im Dienstplan als eigene Zeit ausweisen, nicht als Reserve.
- Nachweise über Unterweisungen und Einweisungen in Medizinprodukte zentral ablegen.
- Gespräche am Ende von Woche 1, nach vier und nach sechs Wochen sowie an Tag 90 fest terminieren.
- Rückmeldungen der neuen Kolleginnen und Kollegen auswerten und das Konzept jährlich anpassen.
Wie neue Pflegefachpersonen den ersten Monat selbst erleben und was sie einfordern können, beschreibt der Artikel Der erste Monat als neue Pflegefachkraft. Hintergründe zur Bindung finden Sie im Artikel Mitarbeiterfluktuation senken.
Quellen
- Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), § 12, zuletzt geändert durch Art. 7 G v. 22.12.2025 (BGBl. 2025 I Nr. 369). Amtliche Fassung, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 02.10.2026.
- Verordnung über das Betreiben und Benutzen von Medizinprodukten (MPBetreibV) vom 14. Februar 2025, §§ 4 und 11 sowie Anlage 1, zuletzt geändert durch Art. 1 V v. 31.10.2025 (BGBl. 2025 I Nr. 263). Amtliche Fassung, gesetze-im-internet.de.
- Nachweisgesetz (NachwG), § 2, zuletzt geändert durch Art. 50 G v. 23.10.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323). Amtliche Fassung, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 02.10.2026.
- Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 622 Abs. 3; Kündigungsschutzgesetz (KSchG), § 1 Abs. 1. Amtliche Fassung, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 02.10.2026.
- Pflegeberufegesetz (PflBG), § 4; Pflegeberufe-Ausbildungs- und -Prüfungsverordnung (PflAPrV), § 4. Amtliche Fassung, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 02.10.2026.
- Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Art. 29 und Art. 32 Abs. 4.
- Maßstäbe und Grundsätze für die Qualität, die Qualitätssicherung und -darstellung sowie für die Entwicklung eines einrichtungsinternen Qualitätsmanagements nach § 113 SGB XI in der vollstationären Pflege vom 23.11.2018, zuletzt geändert am 05.04.2023, Ziffer 2.4.2.
- Maßstäbe und Grundsätze für die Qualität und Qualitätssicherung sowie für die Entwicklung eines einrichtungsinternen Qualitätsmanagements nach § 113 SGB XI in der ambulanten Pflege vom 28. April 2025, Ziffer 2.5.
